Анализ документооборота в вузе

Вместе с тем, для достижения поставленных руководством целей и высоких результатов необходима реализация не менее важных задач: — обеспечение сохранности документов; — эффективный доступ к информации, содержащейся в документах; — внедрение системы электронного документооборота; — повышение продуктивности работы с документами и упрощение обмена документов между подразделениями; — сокращение издержек организации на делопроизводство; — организация регулярного и соответствующего законодательно-нормативным требованиям уничтожения документов с истекшими сроками хранения; — уменьшение риска судебного преследования или штрафных санкций со стороны контролирующих организаций (за неправильное хранение или уничтожение документов).

Анализ системы документооборота

Основные функции системы КОМПАС: Документооборот:  создание произвольных типов документов с настройкой форм ввода и алгоритмов обработки;  ввод, хранение и корректировка документов;  автоматическое создание новых документов на основании подготовленных ранее;  отсылка документов по e-mail;  постановка и раздача задач сотрудникам;  контроль прохождения и исполнения документов в процессе документооборота;  служба оповещения о прохождении этапов документооборота, в том числе по e-mail. Одно из главных преимуществ этой программы — удобство и высокая скорость подготовки первичных документов.

Система имеет множество модулей таких, как: правление финансами, бюджетирование, управление закупками, запасами и продажами и др., и ориентирована больше на предприятия малого и среднего бизнеса, но не на работу кафедры ВУЗа.

Вы точно человек?

Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://old.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2007/4/ (дата обращения: 10.08.12). Введение Эффективное управление организацией в условиях информационного общества во многом определяется развитостью корпоративной информационной инфраструктуры в целом и совершенством системы документооборота предприятия в частности [18].

Вниманиеattention
Переход от бумажного к электронному документообороту представляет собой одну из актуальных первоочередных задач автоматизации [30]. Оперативность доступа, защищенность и актуальность информации о деятельности предприятия, необходимой для принятия решений со стороны руководства, являются необходимыми требованиями, предъявляемыми к системам электронного документооборота (СЭД).

Реферат: система управления документооборотом организации

За последние 20 лет деятельность кадровых служб предприятий и организаций существенно изменилась от исключительно учетных и аналитических задач до полного спектра задач по управлению персоналом. В качестве основной учетной свой приоритет сохранила задача персонифицированного учета, результаты решения которой являются базовыми для решения очень многих задач как в рамках кадровой службы, так и в других управленческих подразделениях.

Инфоinfo
По-прежнему неизменной осталась и традиционно закрепленная за кадровой службой задача подготовки для руководства предприятий и организаций необходимых документов по кадровому составу. Однако появился и ряд новых задач, которые раньше практически не решались вообще.

К ним можно отнести, например, следующие задачи: обучение, аттестация, управление карьерой, формирование кадрового резерва, подбор и отбор кадров и др.

Организация документооборота

С другой стороны, в таких прикладных системах используется одна и та же информация, что вызывает дублирование действий пользователей. Таким образом, актуальной является проблема интеграции данных и документов, существующих в гетерогенных системах, в рамках единой кросс-платформенной информационной системы вуза по типу корпоративного портала.

Важноimportant
Другим важным фактором документооборота вуза является изолированность данных и документов из соображений информационной безопасности, формируемых и обрабатываемых различными службами (бухгалтерия, отдел кадров, учебный отдел и т.д.). Для обмена данными с внешними организациями (ФНС, ПФР и др.) применяются независимые автономные системы документооборота с использованием механизма электронно-цифровой подписи (ЭЦП) [8; 37].

Анализ документооборота

Такой подход позволяет использовать общую базу данных информационной системы вуза и обеспечивает защищенный доступ пользователей, обеспечивая аппаратную и программную независимость, а также мобильность подключения с любого компьютера, как в локальной сети института, так и из сети Интернет без установки специализированного программного обеспечения. информационная система документооборот интернет — технологии 1. Афанасьев А. Контроль исполнения поручений // Делопроизводство и документооборот на предприятии.
— 2009. — № 10 [ Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://old.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2009/10/10576/ (дата обращения: 10.08.12). 2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
3. ГОСТ Р 53898-2010. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению. 4. Гуреев А.П.

Система управления документооборотом организации

Согласно регламенту проведения контроля исполнения, определенному государственным стандартом [2], в системе предусматривается выполнение трех этапов:

  • постановка документа на контроль и его рассылка исполнителям и контролеру;
  • контроль исполнения: технический контроль по срокам и по факту исполнения (мониторинг в системе со стороны отдела информации и документооборота), качественный контроль по содержанию исполнения (выполняется контролером традиционным способом);
  • снятие с контроля.

На первом этапе для документов, требующих контроля исполнения, при заполнении регистрационной карты документа дополнительно формируются фактографические атрибуты, а при рассылке таких документов абонентам определяются права.
В этом случае составление любого документа будет упрощено и минимизировано по временным затратам. Выбор формата для шаблона Еще одна проблема касается технологических особенностей при подготовке документов.

Многие документы для заполнения имеют формат таблицы Excel, и в большинстве случаев они существенно превышают горизонтальные размеры экрана. Поэтому в процессе фактического заполнения документа постоянно приходится перемещаться по нему по горизонтали, теряя при этом из поля зрения часть информации.

Таким образом, документ невозможно представить целиком. И это значительно увеличивает время работы с ним. Приверженность к формированию документов в табличной форме объясняется достаточно просто: не требуется разрабатывать специальное программное обеспечение и тратить на это время.

Leave a reply